Após cumprir anos de estudos, cumprir a residência e fazer especializações, passando por estágios, você está mergulhado no trabalho diário em uma clínica/consultório, que pode ser um empreendimento próprio ou construído em sociedade. Depois de tudo isso, você tem plena consciência de que a Medicina requer atualização permanente para que possa proporcionar o melhor atendimento aos pacientes.
Entretanto, as exigências do mundo moderno exigem do médico algo além do conhecimento e da prática científica. É preciso acompanhar os avanços tecnológicos e os benefícios que estes disponibilizam para que o trabalho cotidiano seja otimizado, permitindo assim que você possa se dedicar maior tempo para a sua profissão.
Cuidar da vida administrativa do empreendimento é um desafio permanente, pois envolve uma prática distante do setor de saúde. Felizmente, a tecnologia é uma poderosa aliada para resolver todas as questões envolvendo prontuário, orçamento e o controle diário da movimentação financeira, sempre de olho no equilíbrio das contas entre receita e despesa e com o pensamento permanente de que sua clínica/consultório é um empreendimento que precisa sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo. Confira, a seguir, algumas dicas importantes para você ter sucesso na permanente luta pela otimização dos serviços em seu consultório/clínica:
1 - Prontuário Digital do Paciente
Um dos pontos centrais para o trabalho de gestão. Procure um software de qualidade que tenha esta ferramenta dispensável para otimizar a administração de sua clínica/consultório. Com facilidade de uso tanto pela secretária quanto pelo médico, o prontuário digital permite a marcação, cancelamento e remarcação de consultas, com o médico visualizando a anamnese de todos os pacientes, preenchendo receitas sem dificuldade e tendo ainda a possibilidade de manter contato via e-mail, além da clara redução nos custos e da utilização de papéis.
2 - Integração com outros aplicativos
Além do Prontuário Digital do Paciente, o trabalho de gestão pode ser otimizado com a integração dos serviços digitais das clínicas/consultórios a diversos aplicativos disponíveis no mercado. Os smartphones cada vez mais são utilizados como ferramentas para exames.
3 - De olho nas contas
Um dos setores mais complicados para os médicos é o financeiro, tarefa árdua e que demanda planejamento, disposição e tempo. As chances de erro decorrentes da falibilidade humana podem e devem ser minimizadas. E tudo pode ser resolvido com o uso de um bom software, que de forma rápida e segura realize com fidelidade o trabalho para controle das contas, com previsão de gastos, recibos e o sonhado equilíbrio entre receita e despesa. O monitoramento destas está ligado diretamente à organização dos gastos referentes à compra de materiais, além dos pagamentos da equipe e da manutenção, em geral.
4 – Auxílio de um especialista
O controle financeiro detalhado precisa ter indicativos permanentes, com variáveis que permitam a um profissional da área analisar os números e fornecer-lhe subsídios para a tomada de decisões. Assim, você poderá acompanhar o desenvolvimento da empresa, com seu desempenho perante os desafios impostos nos períodos que você determinou. Planejamento de metas e análise de desempenho são fundamentais para a solidez do seu empreendimento.
5 – Consultoria e Software
Você poderá contar com um serviço de consultoria periódica específica e utilizar um software de gestão financeira, que tornará este trabalho bem menos complexo e cansativo ao permitir o acesso a inúmeras informações, como o registro de despesas, o fluxo de caixa, gráficos de entradas e lucros.
6 – Utilização dos materiais no dia a dia
Uma boa administração dos recursos materiais disponíveis poderá prolongar sua vida útil, evitando desperdícios e reduzindo custos.
7 – Poupar é importante
Prepare-se para atingir as metas que projeta. O caminho deve ser bem sedimentado, evitando-se o descontrole nos gastos. Por isso, mantenha um fundo de reserva para qualquer eventualidade, como a realização de alguma obra de urgência, o pagamento de indenizações e de demissões. E lembre-se de que existem os compromissos sociais, como o 13º salário e a remuneração de férias.
8 - Pesquisa de satisfação
Você precisa saber a forma como o seu empreendimento é avaliado. É importante que solicite aos pacientes uma avaliação sobre os serviços prestados por sua clínica/consultório. Disponibilize em um local visível material para que possam opinar acerca do atendimento que receberam, desde o momento em que chegaram e foram recebidos pela secretária, até o instante em que deixaram a consulta.
Todas as opiniões, reclamações e sugestões devem ser colocadas em um recipiente inviolável e de forma que não faça com que a pessoa se sinta constrangida. Inclusive, colocar o nome deve ser uma opção de cada paciente. Disponibilize, também, um canal de e-mail para que o paciente possa externar suas observações de uma forma mais ampla, solicitando que envie dicas para melhorar ainda mais o seu atendimento. Ele se sentirá prestigiado com a sua preocupação em trabalhar em prol do seu bem-estar.
Ao pensar em adquirir um softwear, observe se o mesmo é certificado pela Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS).
Por: Prof. Dr. Aroldo Moraes Junior, MD; MBA; MBE;MsC and PhD
Fonte: Resumo de Semininário do autor no curso de Gestão em Saúde em Havard Business School.
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